10 个有效的客户投诉响应模板

如果您最喜欢的品牌永远不会出错，那不是很好吗？ 可悲的是，我们并不生活在一个完美的世界中。

想想任何财富 100 强公司（苹果、迪士尼、亚马逊），你会发现它们有一个共同点——它们仍然会收到客户投诉。 如果投诉如此普遍，您如何在不失去客户的情况下处理它们？

最优秀、最聪明的企业都知道可以在使用客户投诉电子邮件回复模板中找到答案。 这些是预先设计的响应，可用于处理所有失误——从延迟产品交付到错过项目截止日期。

就在十年前，投诉还可以保密。 但随着世界拥抱数字技术，看到一条推文获得一千次转发或视频评论获得一百万次点击不再令人惊讶。

这使得采用可以帮助您在一个地方创建和存储电子邮件模板的投诉管理软件变得更加重要。 在此博客中，我们将探索 10 个投诉响应模板，这些模板将帮助您的团队分享真诚的道歉并将愤怒的客户变成您的忠实粉丝。

我们走吧！

目录

什么是客户投诉？ 10 个客户投诉电子邮件回复模板示例1. 产品交付延迟2. 缺货时3.延迟反应4. 未收到退款5. 不礼貌的员工6. 次品7. 技术投诉电子邮件模板8. 网站宕机9. 功能请求10. 错过项目截止日期使用投诉响应模板处理愤怒的客户什么是客户投诉？ 客户投诉可以称为客户为响应您的业务而分享的问题或不满。 当您的业务未能达到他们的期望时，客户通常会抱怨。 例如，如果客户收到有缺陷的物品或遇到移动缓慢的结账通道，他们可以投诉。

客户可以使用不同的渠道进行投诉。 虽然有些人更喜欢电子邮件，但其他人可能会在社交媒体上用完并破坏您的品牌形象。

但如果仔细观察，抱怨往往是因祸得福。 他们可以阐明您的改进领域，并帮助您在客户流失接管之前解决问题。 如果你想要快乐和忠诚的客户，你必须认真对待他们的问题。 毕竟，这是发展业务的唯一途径。

阅读更多：减少客户投诉的技巧——10 种简单方法

10 个客户投诉电子邮件回复模板示例您的产品从未到达客户手中吗？ 您的客户是否在网站停机期间大发雷霆？ 不用担心！ 我们已为您提供保障。 以下是可帮助您轻松处理客户投诉的电子邮件回复模板的十个示例：

1. 产品交付延迟当您的业务订单过多时，延误必然会发生。 会有一些订单未能在承诺的交货日期到达客户手中。 根据普华永道的一项研究，41% 的客户愿意为当日送达支付额外费用。 在如此高的期望中，延迟交货会使您失去来之不易的客户。

我们理解，产品交付延迟可能是由于多种您无法控制的原因造成的——恶劣的天气条件、事故等。 但是，重要的是要同情您的客户并分享有效的道歉电子邮件。 提及新的交货日期，并在可能的情况下为他们提供独家折扣。

尊敬的[客户姓名]，

得知您的 [提及产品/订单 ID] 订单尚未送达，我们深表遗憾。 我完全理解这对您来说是多么令人沮丧。

我已经联系了我们的物流合作伙伴，它目前就在离您最近的仓库。 这是一个链接，您可以使用它来实时跟踪您的包裹[提及链接]。

从目前的状态来看，我确信包裹应该会在 [提及日期] 当天或之前送达您手中。 但是，如果有任何进一步的延迟，您可以通过此号码 [提及联系电话] 直接与我联系。

再次对给您带来的不便深表歉意。 感谢您的耐心等待。

问候，

[签名]

2. 缺货时如果有一种感觉近乎被击中内脏，那就是意识到您最喜欢的产品缺货。 由于库存管理不善或销售或节日期间需求突然增加，产品可能会缺货。

但是，好消息是客户正在排队购买您的产品。 对他们保持透明并给他们一个现实的时间表很重要。 您还可以在产品有货后立即通过他们注册的电子邮件 ID、手机号码或通过应用程序内向他们发送通知。 这将帮助您防止客户转向竞争对手并增加收入。

尊敬的[客户姓名]，

我们很遗憾地通知您，我们的产品 [提及产品名称] 目前在我们所有的线下和在线商店都缺货。 但是，我们确实有一些好消息要告诉您。 您可以预计该产品将在 [提及日期] 之前恢复库存。

如果您希望收到进一步的提醒，您可以点击产品页面上的“产品有货时通知”图标。 这是链接：[添加链接]

请随时查看我们现在提供的类似产品。 您可以使用优惠券[提及优惠券代码]立即获得[提及百分比]折扣。

看到您对我们的产品感兴趣，真的很暖心。 再见！

问候，

[签名]

3.延迟反应客户无论是联系您询问即将推出的优惠还是分享他们的投诉，都希望得到及时的回复。 据 Statista 称，77% 的客户希望在实时聊天中得到即时响应。 然而，在电子邮件方面，62% 的客户表示可以在 24 小时内收到回复。

因此，即使您错过了对客户的回复，真诚的道歉永远不会太晚。 让客户知道导致延误的原因，并向他们保证这种情况不会再次发生。 这将帮助您的团队重新赢得信任并培养长期的客户关系。

专业提示：您可以使用服务台票务系统来确保每条客户消息都能得到及时回复。 例如，您可以优先处理紧急工单，永远不会忘记它们。

您好[客户姓名]，

对于延迟回复您的[请求，询问]，我深表歉意。 我知道这一定让你很沮丧。

如我所见，您在 [提及日期] 通过 [提及渠道：电子邮件、电话等] 联系了我们。 我没有回复你，因为有非常紧急的事情发生了。 我过去 [提及小时/天/周] 很忙，无法回复您。

我已将您的请求放在高优先级，您可以期待在 [提及日期] 之前得到解决方案。

如果您需要任何进一步的帮助，请随时通过下面提到的详细联系方式与我联系。 一如既往，我很乐意为您提供帮助。 再次感谢您的耐心等待！

问候，

[签名]

4. 未收到退款您是否知道客户退回了大约 30% 的在线订购产品？ 这意味着您的客户服务团队将经常处理产品退货和退款请求。 但令人遗憾的是，退款通常需要时间，而且在某些情况下，甚至在数周后也可能无法记入客户的账户。

您如何回应客户退款投诉通常会成为他们对您品牌整体体验的决定性因素。 请耐心等待并向您的客户解释当前的退款状态，这一点很重要。 如果可能，请向他们解释如何实时跟踪退款状态。

您好[客户姓名]，

非常感谢您提醒我们注意这一点。 正如我所见，您已为 [提及产品名称] 购买的退货商品申请全额退款，该商品是在 [提及订单日期] 购买的。

您的退款已于 [提及日期] 成功处理。 全部金额将存入您以[提及最后 3-4 位数字] 结尾的银行帐户。 通常，金额需要 4-7 个工作日才能反映在您的帐户中。

您可以访问我们的退款常见问题解答页面了解更多详情：[添加链接]

请您多等几天。 您可以预计退款金额会在 [提及日期] 之前反映在您的账户中。

如果您遇到任何其他问题或有更多疑问，请随时与我联系。 我很乐意为您提供帮助。 感谢您选择我们！

问候，

[签名]

5. 不礼貌的员工我们都遇到过员工对我们粗鲁无礼的情况，无论是随叫随到还是当面。 在这种情况下，客户有权将问题上报并通知经理。

如果你有一个对客户不尊重或无礼的难相处的员工，你必须在它损害你的品牌声誉之前有效地处理这种情况。 在您就员工的不良行为与员工对质后，与客户分享一封道歉邮件很重要。 您甚至可以添加相关的折扣券或赠品来扭转负面局面。

尊敬的[客户姓名]，

听到您与我们的一位客户服务代表的负面经历，我感到非常沮丧和震惊。 我们非常感谢您为提请我们注意此事所做的努力。 对于给您带来的不便，请接受我们最诚挚的歉意。

我想通知您，我们的客户服务团队接受了一致的培训计划，其中包括软技能和技术知识课程。 然而，这种情况极为罕见，我们不会掉以轻心。

为了感谢您的努力并保持我们的关系向前发展，我们想提供一张折扣券 [优惠券代码]，您可以在下次在线或离线购买时兑换。

如果您还有什么想让我们知道的，请与我们联系。 致电我们：[联系电话]。

真挚地，

[签名]

6. 次品企业主经常会收到有关产品质量差或有缺陷的客户投诉。 尽管有多个质量检查流程，您的企业最终可能会向客户运送有缺陷的产品。

在此类投诉中，您必须迅速承认自己的错误并立即向客户道歉。 此外，您必须告知您正在采取哪些步骤来纠正这种情况。 例如，您可以安排同一产品的新发货或提供折扣。

尊敬的[客户姓名]，

得知您在 [提及交货日期] 下的订单中收到了有缺陷的产品，我深感遗憾。 对于给您带来的不便，请接受我诚挚的歉意。

我们的质量团队确保每件产品在发货前都经过正确扫描，以符合我们的质量标准。 很可能产品在运输途中损坏了。

不过，我有一些好消息要告诉你。 这里有两个优惠给你：

1.如果你想得到相同的产品，我可以今天开始发货（不收取运费）。

2.如果您想订购其他类似产品，这里有一些个性化推荐[分享产品链接]

如果您有任何其他问题，请随时与我们联系。 我们期待着继续我们多年来建立的这种美好关系。 谢谢你的耐心！

真挚地，

[签名]

7. 技术投诉电子邮件模板如果您经营软件或电子商务，通常会收到技术性质的客户投诉。 例如，假设一位客户抱怨软件运行不正确的报告。 现在，即使您可以就一些技术细节对您的客户服务代理进行培训，他们也可能无法自行解决整个问题。

如果您的 CS 代表了解问题，他们可以分享必要的故障排除步骤。 但是，如果手头没有可用的解决方案，他们总是可以将问题上报给您的技术团队。 如果问题影响所有用户（例如，软件错误），您可以主动起草一封电子邮件来解释情况。

您好[客户姓名]，

我想借此机会就您面临的技术问题向您道歉。 我明白这对你来说是多么令人沮丧。

您遇到的问题似乎是由于[Mention Problem]引起的。 我已将您的投诉上报给我们的技术团队，他们已经在处理此事。 您可以期待我们的团队在接下来的 [提及时间/天数] 内解决您的问题。

请放心，您的投诉将被放在首位。 我们始终致力于提供卓越的客户服务，并将确保此类事件不再发生。

感谢您的宝贵意见。

问候，

[签名]

8. 网站宕机“错误 404。 ”我们在尝试打开网站时都看到过此错误代码。 确实让人感到沮丧，对吧？ 让我们接受吧，技术并不完美。 有时您的电子商务网站出现故障，客户会不停地抱怨。

根据 Gartner 的一项研究，网站停机平均每分钟给企业造成 5,600 美元的损失，每小时高达 300,000 美元。 此外，您可能会失去有价值的访问者和 SEO 排名。 此投诉电子邮件模板将帮助您向客户更新正在发生的事情以及网站何时恢复。

您好[客户姓名]，

感谢您提请我们注意此事。 我们知道我们的网站 [提及网站地址] 当前遇到一些技术问题。 因此，我们的网站将在一段时间内无法访问。

我们的后端团队正在积极调查导致问题的原因并努力尽快解决问题。 您可以期望我们的网站在 [提及日期或时间] 之前完全正常运行。 您肯定会在您注册的手机号码和电子邮件地址上收到有关相同的通知。

感谢您在此期间的耐心等待！ 感谢您一如既往地选择我们！

真挚地，

[签名]

9. 功能请求大多数客户在觉得您当前的产品不足时会要求提供新功能。 例如，客户可以在您的应用程序中请求一些竞争对手公司提供的新功能。

您需要做的第一件事就是不要将功能请求或投诉视为负面反馈。 事实上，这意味着您的用户足够关心分享他们的想法并希望看到您的产品得到改进。 有时，这些请求可能过于夸张，可能与您的产品路线图不一致。 但是，如果他们这样做了，您可以使用以下模板与您的客户分享这个好消息。

您好[客户姓名]，

感谢您与我们联系。 我们总是很高兴知道客户认为什么会成为我们产品的一个很好的补充。

我确实有一些惊人的消息要告诉你。 您正在寻找的功能已经在开发中。 它将在我们即将发布的版本之一中提供。 您可以期望所请求的功能在 [提及日期] 之前上线。

您可以随时在 [提及网站/社交媒体/论坛链接] 上收到有关我们即将推出的产品和功能的新闻。

像这样的产品反馈有助于我们改进和取悦像您这样志同道合的人。 感谢您选择我们！

干杯，

[签名]

10. 错过项目截止日期错过最后期限是任何项目经理最糟糕的噩梦。 无论出于何种原因，有时我们无法按时交付工作。 为了维护您的专业品牌形象，最好提前通知您的客户有关项目截止日期的任何延误。

我们起草了此电子邮件模板，目的是让您的谈话不那么令人不快，并避免您的企业失去宝贵的客户。 在这种情况下，仅仅道歉是不够的。 重要的是要添加导致延迟的所有原因，以便客户可以更好地了解您的情况。

您好[客户姓名]，

我写这封电子邮件是为了通知您，我们的团队将无法在商定的时间表上交付您的项目[提及项目名称]。 未能达到您的期望，我们深表歉意。

以下是导致项目交付意外延迟的一些原因：

[提及原因1] [提及原因2] [提及原因3] 但是，我向您保证，我的团队一直在日复一日地工作，以尽快完成剩余的工作。 我想请求对截止日期进行短暂的延期。 我们将需要 [Mention Days] 来完成您的项目并立即将其移交给您。

我希望你能理解我的情况并允许我们延期。 我非常重视我们已经建立的关系，并期待在未来合作开展更多激动人心的项目。

感谢您对此事的耐心和理解。

问候，

[签名]

使用投诉响应模板处理愤怒的客户当你经营一家企业时，有一百种事情可能会出错并让你的客户生气。 看起来你越是试图避免错误，它们就越容易发生。

然而，即使是世界一流的公司也几乎每时每刻都在处理投诉。 好消息是，您可以使用客户投诉电子邮件回复模板来安抚愤怒的客户，教育他们了解正在发生的事情，并分享适当的道歉。

此博客中分享的十个示例将帮助您处理与延迟产品交付、不礼貌的员工、有缺陷的物品、技术问题等相关的投诉。您可以使用 ProProfs Help Desk 来自动化您的投诉处理流程。 您可以确定紧急问题的优先级、创建数千封电子邮件回复并共享调查以确定客户痛点。 准备好将客户投诉变成赞美了吗？